Alman Tedarik Zinciri Prosedür Yasası Madde 8 Paragraf 2 uyarınca prosedür kuralları
I. Şikayet prosedürünün oluşturulması ve amacı
Miele firması, Alman Tedarik Zinciri Prosedür Yasası Madde 8 uyarınca uygun bir şikayet prosedürü oluşturmuştur. Şikayet prosedürü, bireylerin insan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra bir şirketin kendi iş alanındaki veya doğrudan ya da dolaylı bir tedarikçinin ticari faaliyetlerinin bir sonucu olarak ortaya çıkan insan hakları veya çevresel yükümlülük ihlallerini bildirmelerini sağlar.
II. Yetki ve erişilebilirlik
Şikayet prosedürü, aşağıdaki bilgilerle iletişime geçilebilen harici ombudsman tarafından yürütülmektedir:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0/Cep: +49 151 58230321
E-posta: ombudsmann@thielvonherff.de
İhbar platformu: www.report-tvh.com
Web sayfası: www.thielvonherff.de
Ombudsman bağımsız ve özerk bir avukat olarak hareket eder. Tarafsızdır ve konunun ele alınmasıyla ilgili olarak şirketten herhangi bir talimat almaz. Ombudsman sır saklama yükümlülüğü taşır. Talep edilmesi halinde, ihbarda bulunan kişinin kimliğini gizli tutar.
III. Şikayet prosedürü
Ombudsman şikayeti alır ve gerekirse durumun ayrıntılarını ihbarda bulunan kişi ile görüşür. İhbarda bulunan kişiye, başvurusunun ulaştığına dair bir onay her durumda gönderilir.
Ombudsman, Alman Tedarik Zinciri Prosedür Yasası kapsamında bir görev ihlali veya diğer yasaların veya şirket içi kuralların ihlalinin söz konusu olup olmadığını inceler. Yeterli emare varsa, kendisine sunulan ayrıntıları soruşturma için , operasyonel uygulamanın uyum departmanının sorumluluk kapsamında olduğu şirkete izin verilen formatta iletir. Ombudsman, tarafsızlığını tehlikeye atmamak için kendisi herhangi bir soruşturma yürütmez.
Şirket, ihbarı yasalara ve iç kurallara uygun olarak ve ilgili tüm tarafların çıkarlarını göz önünde bulundurarak takip eder. Soruşturma hızlı bir şekilde ve önemli kesintiler olmadan yürütülür.
Soruşturma kapsamındaki kişilere adil ve saygılı davranılmalıdır. Masumiyet karinesi soruşturmadaki tüm kişiler için geçerlidir. Kişilere açıklamada bulunma hakkı tanınmalıdır. Bu nedenle, bir ihbar kapsamındaki kişiler, alınan ihbar hakkında mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilir ve bilgi edinme ve düzeltme haklarının bulunduğu kendilerine iletilir. Ancak, bildirimde bulunulduğunda ihbarın soruşturulmasının tehlikeye atılacağına dair ciddi bir risk varsa, bildirim soruşturma tamamlanıncaya veya risk ortadan kalkıncaya kadar ertelenebilir.
Soruşturma altındaki vakaların hukuki değerlendirmesi ve uygunsuz iş uygulamalarını ortadan kaldırmak ve önlemek için uygun önlemlerin belirlenmesi, bu amaçla ombudsmana danışabilecek olan şirket tarafından gerçekleştirilir. Önlemler, örneğin, uygun hukuk davasını veya resmi bir kurumun müdahalesini içerebilir. Belirli bir vakada herhangi bir ihlal tespit edilmemiş olsa bile, iş ve iş süreçlerinin yanı sıra organizasyon ve davranış düzenlemelerinde değişiklik önerileri uygun olabilir.
İhbarda bulunan kişi, güncel durum hakkında ombudsmandan her zaman bilgi alabilir. İhbarın alınmasından üç ay sonra, ihbarda bulunan kişiye ihbara ilişkin takip tedbirleri hakkında geri bildirim verilir. Ombudsman, yasaların izin verdiği ölçüde ve en geç süreç tamamlandıktan sonra ihbar sahibini sonuç hakkında bilgilendirir.
IV. İhbarda bulunan kişinin güvenliği
İhbarda bulunan kişi genel olarak ayrımcılık veya disiplin tedbirlerine karşı korunur. Bu kişiye karşı herhangi bir misilleme eylemine müsamaha gösterilmez. İhbarda bulunan kişilere karşı misilleme yapıldığına dair belirtiler olması halinde, hemen ombudsman ile irtibata geçilmelidir.
Ombudsman ihbarda bulunan kişiye gizlilik konusunda güvence vermişse, ihbarda bulunan kişinin onayını almadan ihbarda bulunan kişinin adını ve kimliğini şirkete veya üçüncü taraflara bildirmez. Ombudsman ceza davası, hukuk davası veya diğer davalarda tanık olarak sorgulanırsa, ihbarda bulunan kişinin adını ve kimliğini ancak hem bu kişi hem de şirket tarafından yazılı izin verilmesi halinde açıklar.
İhbarda bulunan kişinin kimliğini koruma isteği, ihbardan etkilenen kişilerin meselenin açıklığa kavuşturulmasındaki menfaatleri ile çelişir. Bu nedenle de şikayet ve ihbarda bulunma olanağının kasıtlı olarak kötüye kullanılmasına müsamaha gösterilmez. Ombudsman ilk görüşmede ihbarda bulunan kişiye, şikayet prosedürünün kasıtlı olarak kötüye kullanılması durumunda ihbarda bulunan kişinin kimliğinin şirkete açıklanabileceğini belirtmelidir.
V. Verilerin korunması
Yasal saklama yükümlülüklerine ve veri koruma yönetmeliklerine uyulması, ombudsman tarafından sağlanır. Toplanan kişisel veriler, ihbarda bulunan ve ihbardan etkilenen kişilerin kimlik, görev ve iletişim bilgilerinin yanı sıra konunun incelenmesi için kesinlikle gerekli olan diğer kişisel verilerle sınırlıdır. Buna ek olarak, yalnızca ihbar edilen gerçekler, konuyu ele alma ayrıntıları, bildirimin takibi ve inceleme raporları saklanır.
İhbarların ve soruşturmaların bir parçası olarak kaydedilen kişisel veriler için saklama süresi, soruşturmalar tamamlandıktan sonra iki aydır. Bu süre, disiplin veya mahkeme işlemleri ile verilerin kullanılması gereken diğer uyuşmazlıkların soruşturma sonuçlandıktan sonra devam etmesi halinde gerekli şekilde uzatılır.
Veri koruma görevlisi, şikayet prosedürünün verilerin korunmasına uygun olduğunu düzenli olarak kontrol eder.
VI. Şikayet prosedürünün etkinliği
Şikayet prosedürünün etkinliği yılda bir kez ve örneğin şirketin kendi iş alanında veya doğrudan tedarikçisinde, örneğin yeni ürünlerin, projelerin veya yeni bir iş alanının piyasaya sürülmesi nedeniyle önemli ölçüde değişen ya da önemli ölçüde genişleyen bir riski hesaba katmak zorunda kalması durumunda kontrol edilir.